In FlowShare können Sie Ihre eigene Word-Vorlage verwenden, indem Sie sie als DOTX-Datei hinzufügen. Diese Vorlage wird dann für Ihre Word-Exporte verwendet.
Eine DOTX-Vorlage vorbereiten
Sie erstellen einfach ein neues Word-Dokument und fügen ein Deckblatt oder einen Hintergrund für Ihre Seiten ein. Sie können auch weitere Informationen (Seitenzahl, Datum) oder ein Logo in der Kopf- und/oder Fußzeile einfügen. Wenn Sie möchten, können Sie nach dem Deckblatt noch weitere Seiten hinzufügen. Wenn Sie Ihren Entwurf fertiggestellt haben, speichern Sie Ihre Vorlage als DOTX-Datei.
Formatierung benutzerdefinierter DOTX-Vorlagen (ab Version 3.1)
Dies sind die Formatierungen, die in benutzerdefinierten DOTX-Vorlagen verwendet werden können:
- Titel – Wird für den Projekttitel verwendet
- Untertitel – Wird für die Metadaten zu Autor und Unternehmen verwendet
- Inhaltsverzeichnis-Überschrift – Wird für den Text der Inhaltsverzeichnis-Überschrift verwendet
- TOC 1 – Wird für Überschriften der ersten Ebene im Inhaltsverzeichnis verwendet
- TOC 2 – Wird für Überschriften der zweiten Ebene im Inhaltsverzeichnis verwendet
- Überschrift 1 – Wird für Abschnittsüberschriften verwendet
- Normal – Wird für normalen Text in den Folienbeschreibungen verwendet
Um Stile in Microsoft Word zu konfigurieren, navigieren Sie zur Registerkarte Start und suchen Sie die Stilgalerie in der Multifunktionsleiste. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Stil und wählen Sie Ändern, um das Formatierungsdialogfeld zu öffnen. Passen Sie in diesem Menü die gewünschten Einstellungen für Schriftart, Abstand und Farbe an und wählen Sie dann OK, um die Änderungen auf die benutzerdefinierte Dokumentvorlage anzuwenden.
DOTX-Verbesserung seit FlowShare 3.0
Mit der Veröffentlichung von FlowShare 3.0 haben wir die Flexibilität Ihrer automatisierten Dokumentation verbessert. Mit unseren neuen dynamischen Platzhaltern haben Sie nun eine bessere Kontrolle über die Deckblätter Ihrer Word-Vorlagen. Sie können die folgenden Tags an beliebiger Stelle auf Ihrer Titelseite einfügen und formatieren, um sie an Ihr Unternehmensbranding anzupassen:
[%fs% project title]– Ruft automatisch den Namen Ihres spezifischen Projekts ab.[%fs% author]– Zeigt den Namen des Erstellers des Inhalts an.[%fs% affiliation]– Enthält Angaben zum Unternehmen oder zur Abteilung.
Da es sich um Standard-Text-Tags handelt, können Sie Schriftart, Größe, Farbe und Ausrichtung direkt in Word anpassen, sodass Ihre professionellen Leitfäden genau so aussehen, wie Sie es wünschen. Wir sind schon gespannt auf die schönen Dokumentationen, die Sie erstellen werden!
Hinweis! Diese Platzhaltervariablen sind rein experimentell und stehen nur in FlowShare 3.0 zur Verfügung; in früheren Versionen funktionieren sie nicht!
Integrieren Sie Ihre Word-Vorlage
Klicken Sie in FlowShare auf die Schaltfläche Exportieren
Wählen Sie das DOCX-Format.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Vorlage hinzufügen", um Ihre Vorlage hinzuzufügen.
Suchen Sie nun Ihre Vorlage und wählen Sie sie aus. Es sind nur Dateien im .dotx-Format erlaubt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Öffnen".
Sie haben Ihre DOCX-Vorlage in FlowShare importiert!
Ihre Vorlage ist nun in der Miniaturansicht zur Auswahl verfügbar. Wenn Sie mit dieser Vorlage exportieren, werden Ihre aufgezeichneten Schritte automatisch an Ihre Seiten aus der Vorlage angehängt.
Wie wird es aussehen?
Das derzeitige Exportlayout ist einfach und einheitlich:
Jede Seite enthält ein Bild.
Die Textbeschreibung befindet sich immer unter dem Bild.
Schriftarten, Farben und Logos werden nicht aus der FlowShare-Datei übernommen.
Das Layout wird von FlowShare festgelegt, d. h. es kann nicht angepasst werden.
Die Schritte werden automatisch an die Seiten in Ihrer Vorlage angehängt.
Anders als bei der PowerPoint-Vorlage müssen Sie das Layout von Titel, Bild und Text nicht festlegen. FlowShare kümmert sich während des Exports automatisch um alles, aber das bedeutet auch, dass Sie keine manuellen Anpassungen vornehmen können.
Achtung! Diese Funktion ist nur für FlowShare Enterprise-Benutzer verfügbar und ist nicht in der kostenlosen Version enthalten.