In FlowShare können Sie Ihre eigene Word-Vorlage verwenden, indem Sie sie als DOTX-Datei hinzufügen. Diese Vorlage wird dann für Ihre Word-Exporte verwendet.
Eine DOTX-Vorlage vorbereiten
Sie erstellen einfach ein neues Word-Dokument und fügen ein Deckblatt oder einen Hintergrund für Ihre Seiten ein. Sie können auch weitere Informationen (Seitenzahl, Datum) oder ein Logo in der Kopf- und/oder Fußzeile einfügen. Wenn Sie möchten, können Sie nach dem Deckblatt noch weitere Seiten hinzufügen. Wenn Sie Ihren Entwurf fertiggestellt haben, speichern Sie Ihre Vorlage als DOTX-Datei.
Formatierung benutzerdefinierter DOTX-Vorlagen (ab Version 3.1)
Dies sind die Formatierungen, die in benutzerdefinierten DOTX-Vorlagen verwendet werden können:
Titel – Wird für den Projekttitel verwendet
Untertitel – Wird für die Metadaten zu Autor und Unternehmen verwendet
Inhaltsverzeichnis-Überschrift – Wird für den Text der Inhaltsverzeichnis-Überschrift verwendet
TOC 1 – Wird für Überschriften der ersten Ebene im Inhaltsverzeichnis verwendet
TOC 2 – Wird für Überschriften der zweiten Ebene im Inhaltsverzeichnis verwendet
Überschrift 1 – Wird für Abschnittsüberschriften verwendet
Normal – Wird für normalen Text in den Folienbeschreibungen verwendet
Um Stile in Microsoft Word zu konfigurieren, navigieren Sie zur Registerkarte Start und suchen Sie die Stilgalerie in der Multifunktionsleiste. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Stil und wählen Sie Ändern, um das Formatierungsdialogfeld zu öffnen. Passen Sie in diesem Menü die gewünschten Einstellungen für Schriftart, Abstand und Farbe an und wählen Sie dann OK, um die Änderungen auf die benutzerdefinierte Dokumentvorlage anzuwenden.
DOTX-Verbesserung seit FlowShare 3.0
Mit der Veröffentlichung von FlowShare 3.0 haben wir die Flexibilität Ihrer automatisierten Dokumentation verbessert. Mit unseren neuen dynamischen Platzhaltern haben Sie nun eine bessere Kontrolle über die Deckblätter Ihrer Word-Vorlagen. Sie können die folgenden Tags an beliebiger Stelle auf Ihrer Titelseite einfügen und formatieren, um sie an Ihr Unternehmensbranding anzupassen:
[%fs% project title]– Ruft automatisch den Namen Ihres spezifischen Projekts ab.[%fs% author]– Zeigt den Namen des Erstellers des Inhalts an.[%fs% affiliation]– Enthält Angaben zum Unternehmen oder zur Abteilung.
Da es sich um Standard-Text-Tags handelt, können Sie Schriftart, Größe, Farbe und Ausrichtung direkt in Word anpassen, sodass Ihre professionellen Leitfäden genau so aussehen, wie Sie es wünschen. Wir sind schon gespannt auf die schönen Dokumentationen, die Sie erstellen werden!
Hinweis! Diese Platzhaltervariablen sind rein experimentell und stehen nur in FlowShare 3.0 zur Verfügung; in früheren Versionen funktionieren sie nicht!
Integrieren Sie Ihre Word-Vorlage
Klicken Sie in FlowShare auf die Schaltfläche Exportieren
Wählen Sie das DOCX-Format.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Vorlage hinzufügen", um Ihre Vorlage hinzuzufügen.
Suchen Sie nun Ihre Vorlage und wählen Sie sie aus. Es sind nur Dateien im .dotx-Format erlaubt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Öffnen".
Sie haben Ihre DOCX-Vorlage in FlowShare importiert!
Ihre Vorlage ist nun in der Miniaturansicht zur Auswahl verfügbar. Wenn Sie mit dieser Vorlage exportieren, werden Ihre aufgezeichneten Schritte automatisch an Ihre Seiten aus der Vorlage angehängt.
Wie wird es aussehen?
Das derzeitige Exportlayout ist einfach und einheitlich:
Die Textbeschreibung befindet sich immer unter dem Bild.
Schriftarten, Farben und Logos werden nicht aus der FlowShare-Datei übernommen.
Das Layout wird von FlowShare festgelegt, d. h. es kann nicht angepasst werden.
Die Schritte werden automatisch an die Seiten in Ihrer Vorlage angehängt.
Anders als bei der PowerPoint-Vorlage müssen Sie das Layout von Titel, Bild und Text nicht festlegen. FlowShare kümmert sich während des Exports automatisch um alles, aber das bedeutet auch, dass Sie keine manuellen Anpassungen vornehmen können.
Neue DOCX-Rendering-Engine in Version 3.1.4
Wir haben einen neuen DOCX-Exporter mit einem komplett überarbeiteten Renderer eingeführt, der schneller und zuverlässiger ist als zuvor. Die neue Implementierung verarbeitet Dokumente effizienter bei minimalem Bedarf an temporären Dateien und funktioniert nahtlos mit OneDrive und anderen Netzwerkordnern.
Sollten Probleme auftreten oder sollten Sie den bisherigen Renderer bevorzugen, stehen Ihnen weiterhin die alten Vorlagen zur Verfügung – erstellen oder wählen Sie einfach eine Vorlage mit dem Zusatz „(Legacy)“ im Namen aus.
Erweiterte Anpassung mit benutzerdefinierten Quick Parts
Ab Version 3.1.4 bieten wir eine experimentelle Funktion für benutzerdefinierte DOTX-Vorlagen an, die die Option „Quick Parts“ in Microsoft Word nutzt und wiederverwendbare Komponenten bereitstellt, um die Bearbeitung der Vorlagen flexibler zu gestalten.
Dies sind die bekanntesten Dokumenteigenschaften, die in den benutzerdefinierten DOTX-Vorlagen verwendet werden:
Titel – Wird für den Projekttitel verwendet, der aus FlowShare stammt
Autor – Wird für das Autorenfeld verwendet, das aus FlowShare stammt
Unternehmen – Wird für das Feld „Unternehmen/Zugehörigkeit“ verwendet, das aus FlowShare stammt
Spezielle Bausteine am Anfang und Ende des Dokuments
Wir haben FlowShare so eingerichtet, dass es nach speziellen Bausteinen sucht, die – sofern konfiguriert – am Anfang oder am Ende des Dokuments eingefügt werden. Damit haben Sie mehr Flexibilität bei der Erstellung von Dokumenten, die Ihren Dokumentationsanforderungen entsprechen.
FlowShare Document Beginning – Erstellen Sie einen AutoText-Baustein, wenn Sie etwas am Anfang des Dokuments einfügen möchten, nach dem Inhaltsverzeichnis, aber vor den FlowShare-Schritten.
FlowShare Document Ending – Erstellen Sie einen AutoText-Baustein, wenn Sie etwas am Ende des Dokuments einfügen möchten, nach allen FlowShare-Schritten.
Wie fügt man diese Bausteine hinzu?
Wenn Sie einen Baustein hinzufügen möchten, gehen Sie zunächst wie folgt vor:
Fügen Sie den Text ein, den Sie am Anfang oder am Ende des Dokuments hinzufügen möchten.
Formatieren Sie den Text nach Ihren Wünschen.
Markieren Sie den Text, den Sie hinzufügen möchten.
Drücken Sie
Alt+F3und geben Sie dem Baustein genau diesen Namen: „FlowShare Document Beginning“ oder „FlowShare Document Ending“. Stellen Sie sicher, dass die aktuelle Vorlagendatei im Dropdown-Menü „Speichern in:“ ausgewählt ist!
Nun können Sie den Text aus der Vorlage entfernen, da er nur vorübergehend benötigt wurde.
Speichern Sie die Vorlage und testen Sie in FlowShare, ob die benutzerdefinierten Blöcke korrekt in den endgültigen DOCX-Export eingefügt wurden.
Wie können Sie diese Blöcke anzeigen/bearbeiten?
Sie können die Blöcke im Menü „Einfügen“ hinter dem Menü „Schnellteile“ und „AutoText“ sowie im Bereich „Baustein-Organizer“ anzeigen. Dort finden Sie den Baustein mit dem genannten Namen. Wenn Sie ihn bearbeiten möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Fügen Sie den vorhandenen AutoText an einer beliebigen Stelle in der Vorlage ein, damit er sichtbar und bearbeitbar wird.
Bearbeiten Sie den Text und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
Markieren Sie den neuen Text.
Drücken Sie
Alt+F3und speichern Sie ihn unter demselben Namen, z. B. „FlowShare Document Beginning“ oder „FlowShare Document Ending“. Die Änderungen überschreiben die vorhandenen Blöcke.Entfernen Sie den Text, um die DOTX-Datei fertigzustellen.
Speichern Sie die Vorlage.
Gehen Sie zu FlowShare, entfernen Sie die alte Vorlage und fügen Sie die neue, geänderte Version hinzu.
Wir hoffen, dass Sie diese Funktion nützlich finden. Bei Fragen oder Feedback wenden Sie sich bitte an unseren Support!
Hinweis: Um in benutzerdefinierte DOCX-Vorlagen zu exportieren, muss Microsoft Word auf Ihrem Computer installiert sein!
Achtung! Diese Funktion ist nur für FlowShare Enterprise-Benutzer verfügbar und ist nicht in der kostenlosen Version enthalten.