FlowShare Portal-Admins können die neue Funktion Zugriffsgruppen (Access Groups) nutzen, um effizient zu verwalten, welche Benutzer bestimmte Flows einsehen können. Dies stellt sicher, dass Benutzer nur die Inhalte sehen, die für ihre Rollen oder Abteilungen relevant sind.
Grundlagen der Zugriffsgruppen
Zugriffsgruppen sind Container, die von Admins erstellt werden, um eine Untergruppe von Benutzern zu verwalten. Admins werden keinen Gruppen zugewiesen; sie haben automatisch Zugriff auf alle Flows innerhalb des Portals. Mitglieder können Teil einer beliebigen Anzahl von Gruppen sein. Der Zugriff wird gesteuert, indem eine Gruppe mit spezifischen Labels verknüpft wird. Wenn ein Mitglied Teil einer Gruppe ist, kann es alle Flows sehen, die mit den verknüpften Labels dieser Gruppe verbunden sind.
Mitglieder ↔ Gruppen ↔ Labels ↔ Flows
Wichtig ist, dass jeder Flow, dem kein Label zugewiesen ist, als allgemeiner Zugriff betrachtet wird und für jeden Benutzer sichtbar ist.
Aktionen zur Gruppenverwaltung
Portal-Admins können die folgenden Aktionen ausführen, um Zugriffsgruppen einzurichten und zu pflegen:
1. Neue Gruppe erstellen
Navigieren Sie im linken Menü des Portals zum Abschnitt Mitglied verwalten.
Klicken Sie auf das Symbol Neue Gruppe erstellen.
Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Gruppe ein (z. B. "HR-Team," "Marketing US").
Suchen Sie im Bereich Labels nach den Flow-Labels, die Sie verknüpfen möchten. Alle Flows, die mit diesem Label markiert sind, sind für die Mitglieder der Gruppe sichtbar.
Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten. Ein Mitglied kann Teil mehrerer Gruppen sein.
Speichern Sie die neue Gruppe.
2. Eine bestehende Gruppe bearbeiten
Klicken Sie auf der Seite Mitglied verwalten auf eine Gruppe, die Sie ändern möchten.
Bewegen Sie die Maus und wählen Sie das 3-Punkte-Menü rechts neben dem Gruppennamen aus.
Sie können den Namen der Gruppe ändern, ihre Mitglieder und ihre verknüpften Labels verwalten.
Speichern Sie Ihre Änderungen.
3. Eine Gruppe löschen
Suchen Sie im Abschnitt Zugriffsgruppen die zu löschende Gruppe.
Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü rechts und wählen Sie die Option Gruppe löschen.
Bestätigen Sie das Löschen, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Das Löschen einer Gruppe entzieht ihren Mitgliedern den Zugriff auf alle Flows, die ausschließlich über die Labels dieser Gruppe verknüpft sind.
Flow-Sichtbarkeit für Benutzer
Die Flows, die ein Benutzer sehen kann, werden durch zwei Faktoren bestimmt:
Flows ohne Label: Diese gelten als allgemeiner Zugriff und sind für jeden Benutzer sichtbar.
Flows mit einem Label: Ein Mitglied kann einen markierten Flow sehen, wenn sein Label einer der Gruppen zugewiesen ist, denen es angehört. Wenn ein Mitglied keiner Gruppe angehört, die mit dem Label des Flows verknüpft ist, kann es den Flow nicht sehen.
Wenn sich ein Benutzer im Portal anmeldet, ist seine Ansicht die kombinierte Liste aller unmarkierten Flows sowie aller markierten Flows, auf die er durch die Gruppenzugehörigkeit Zugriff hat.